1. Préambule

Les présentes Règles de procédure constituent un complément au règlement du CSIS et sont d’application en vertu de son article 14. Elles concernent d’une part le fonctionnement du Comité de supervision et d’autre part celui du Comité d’avis.

Le présent règlement d’ordre intérieur entre en application une fois approuvé, pour la partie qui les concerne, par chaque Comité du CSIS.

2. Comité de supervision du CSIS

2.1 Les membres du Comité de Supervision doivent se réunir au moins une fois par an.

2.2 Les réunions du Comité de Supervision ont lieu en présentiel et seront idéalement couplées à une réunion soit, des vice-recteurs à la recherche, soit d’un Conseil d’Administrations du FNRS.

3. Comité d’avis du CSIS

Gestion quotidienne

ARTICLE 1. MISSIONS DU·DE LA PRÉSIDENT·E DU COMITÉ D’AVIS

§1. Le·la président·e dirige les réunions. Il·elle fixe la proposition d’ordre du jour et en propose l’approbation au Comité en début de séance. Le·la président·e est chargé·e des communications internes et externes; il·elle est assisté·e, dans ces tâches, par le·la secrétaire.

§2. Le comité d’avis élit un·e vice-président·e dont il propose la désignation au Comité de supervision. Le·la vice-Président·e assure l’ensemble des responsabilités du·de la président·e en cas d’empêchement de ce·tte dernier·ère.

§3. En cas d’empêchement temporaire du·de la président·e et du·de la vice-président·e, les responsabilités de la présidence sont confiées au membre le·la plus âgé·e parmi les membres effectifs·ves.

§4. Si le·la membre effectif·ve le·la plus âgé·e n’est pas disponible, un·e membre effectif·ve subséquent·e doit le·la remplacer, selon l’âge, à chaque fois. Le·la suppléant·e ainsi identifié·e assure l’ensemble des responsabilités du·de la président·e en qualité de président·e faisant fonction.

ARTICLE 2. LE RÔLE DU·DE LA SECRÉTAIRE

Le·la secrétaire assiste le·la président·e dans la préparation des réunions et dans l’établissement des procès-verbaux des réunions. Il·elle aide le·la président·e, à la demande de ce·tte dernier·ère, dans la constitution de dossiers nécessaires aux travaux du Comité d’avis du CSIS. Il·elle prend en charge l’organisation matérielle des réunions résultant de l’initiative de la présidence, quelle qu’en soit la nature.

ARTICLE 3. POUVOIR DE REPRÉSENTATION

Le·la président·e ou à défaut son·sa suppléant·e désigné·e en application de l’article 1, §2, 3 ou 4, assure la représentation du Comité d’avis et signe les courriers et documents officiels émanant de ce·tte dernier·ère.

ARTICLE 4. COMMUNICATION AU SEIN DU COMITÉ D’AVIS

§1. La communication écrite entre le·la président·e, le·la secrétaire et les membres du Comité d’avis s’établit par défaut par courrier électronique.

§2. En ce qui concerne la tenue des réunions, le·la président·e décide de la modalité à adopter (visioconférence ou réunion in praesentia).

Réunions

ARTICLE 5. Lieu ET DATE DES RÉUNIONS

§1. Les réunions présentielles se tiennent, sauf dérogation justifiée, au siège du CSIS (Palais des Académies, rue Ducale 1, 1000 Bruxelles).

§2. En cas d’impossibilité de tenue d’une réunion in praesentia, les travaux peuvent se s’opérer par visioconférence

§3. Le·la président·e fixe les dates des réunions et en informe les membres, au moins 15 jours calendaires avant la tenue de la réunion, sauf en cas d’urgence ou d’incompatibilité avec d’autres stipulations calendaires en application de la Loi ou du Règlement du CSIS.

ARTICLE 6. Ordre du jour

§1. La proposition d’ordre du jour et les éventuels documents préparatoires sont adressés aux membres avant la tenue de la réunion.

§2. Chaque membre peut adresser au·à la président·e une demande d’ajout de point(s) à l’ordre du jour. Cette demande doit être adressée au·à la président·e dans un délai maximum de 48 H après envoi par le·la président·e de la proposition d’ordre du jour.

ARTICLE 7. PROCES-VERBAL

§1. Un procès-verbal est établi pour chaque réunion.

§2. En début de réunion, l’assemblée désigne, parmi ses membres à l’exception du·de la président·e, un·e membre chargé·e de la supervision de la rédaction du projet de procès-verbal. Le procès-verbal est rédigé par le·la secrétaire sous la supervision du·de la membre désigné·e à cette fin au début de la réunion concernée.

§3. Le projet de procès-verbal est adressé aux membres en même temps que la proposition d’ordre du jour de la réunion suivante.

§4. Le projet de procès-verbal est soumis à l’approbation des membres du Comité d’avis.

§5. Le procès-verbal approuvé est transmis aux membres, qui en usent dans le respect des clauses de confidentialité prescrites par la Loi et le Règlement du CSIS.

§6. A l’initiative exclusive du·de la Président·e, et dans le respect de la Loi et du Règlement du CSIS, le procès-verbal, ou une partie seulement de celui-ci, peut être transmis au Comité de supervision ou aux institutions qui reconnaissent le CSIS.

ARTICLE 8. QUORUM

§1. De manière générale, un quorum de 50% au moins des membres à voix délibérative est nécessaire pour que les réunions se tiennent valablement.

§2. En dérogation au §1, un second avis valable sur un dossier spécifique requiert la participation d’au moins deux tiers des membres à voix délibérative non concernés par les dispositions de l’article 14, §1, dont au moins un·e des membres du domaine scientifique concerné.

ARTICLE 9. PRISE DE DÉCISIONS

§1. Un deuxième avis sur un dossier spécifique requiert l’accord d’au moins deux tiers des membres à voix délibérative participant aux délibérations.

§2. Une décision valable sur d’autres questions est prise à la majorité simple des membres à voix délibérative présent·e·s, les abstentions comptant pour la détermination du nombre total de voix.

§3. En cas d’égalité des suffrages, la voix du·de la président·e de séance est prépondérante.

ARTICLE 10. PROCÉDURE ÉLECTRONIQUE EN MODE ASYNCHRONE

En cas d’urgence ou lorsqu’il n’est pas possible d’organiser une réunion in praesentia respectant les exigences du quorum visées à l’article 8, le Comité d’avis peut prendre des décisions par voie électronique en mode asynchrone.

Traitement des demandes de second avis

ARTICLE 11. COMMUNICATION À DES TIERS

Par défaut, la communication du Comité d’avis à des tiers se fait par la voie électronique.

ARTICLE 12. AUDITION DES PARTIES

Les parties entendues peuvent être assistées par un tiers.

ARTICLE 13. DEVOIR DE DISCRÉTION

§1. Tou·te·s les membres et tou·te·s les autres participant·e·s aux réunions sont tenu·e·s au secret quant au contenu des points débattus et évoqués.

§2. Chaque membre du Comité d’avis signe un accord de confidentialité.

ARTICLE 14. CONFLITS D’INTÉRÊTS

§1. Si un·e membre est estimé·e se trouver en situation de conflit d’intérêts par rapport à une question spécifique, il·elle s’abstient de toute participation aux débats et prises de décision quant au deuxième avis concerné.

§2. Le membre visé au § 1 quitte la réunion pendant l’examen du point concerné.

ARTICLE 15. INTRODUCTION ET CONDITIONS DE RECEVABILITÉ D’UNE DEMANDE DE DEUXIÈME AVIS

§1. Les demandes de deuxième avis relatives à des cas de violation alléguée de l’intégrité scientifique sont introduites auprès du secrétariat du CSIS et au·à la président·e du comité d’avis.

§2. Une demande de deuxième avis sur un cas de violation alléguée de l’intégrité scientifique est recevable si les conditions suivantes sont remplies :
1° le comité d’intégrité scientifique (CIS) d’une institution saisie d’une plainte a émis un avis sur celle-ci conformément à ses propres règles ;
2° une copie de cet avis du CIS de l’institution est jointe à la demande de deuxième avis adressée au CSIS ;
3° la demande de deuxième avis concerne une question d’intégrité scientifique pour laquelle les parties certifient qu’aucune juridiction n’est saisie;
4° la demande de deuxième avis émane soit de l’institution concernée, soit de la personne qui a saisi le CIS de l’institution, soit de la personne dont l’intégrité est mise en doute ;
5° la demande de deuxième avis doit être introduite au plus tard 30 jours calendrier après la réception de l’avis du comité d’intégrité scientifique par la partie introduisant la demande.

§3. Lorsqu’une demande de deuxième avis est introduite auprès du CSIS, le secrétariat du CSIS confirme la réception à la personne demandant un deuxième avis et notifie la demande de deuxième avis au comité d’avis du CSIS

ARTICLE 16. OBJET ET PROCÉDURE D’ÉLABORATION D’UN DEUXIÈME AVIS

§ 1er. Le·la président·e du Comité d’avis décide, après consultation (le cas échéant par voie électronique) de tou·te·s les membres du comité d’avis du CSIS si la demande visée à l’article 15 doit ou non être traitée par le CSIS. Il·elle communique sa décision à ce·lui·elle qui a sollicité un deuxième avis dans les 21 jours qui suivent le jour où le secrétariat a transmis la demande au·à la président·e.

§ 2. Le deuxième avis du CSIS peut porter aussi bien sur le fond de l'affaire que sur la procédure suivie par le CIS concerné. Le cas échéant, le comité d’avis du CSIS peut revoir la décision portant sur la recevabilité de la demande de deuxième avis.

§ 3. Si le comité d’avis du CSIS estime qu'une demande de deuxième avis mériterait d’être examinée quant au fond alors que le CIS de l’institution concernée a jugé la plainte irrecevable, le deuxième avis se borne à signaler ce désaccord mais n’examine pas la plainte au fond.

§ 4. Le deuxième avis rendu par le comité d’avis du CSIS ne se prononce pas sur le contenu des règles de procédure propres aux institutions qui déterminent comment les cas de violation alléguée de l’intégrité scientifique sont traitées au niveau de l’institution. Les remarques à ce sujet ne peuvent être formulées qu’au titre de la compétence consultative générale visée à l’article 6 du règlement du CSIS.
Toutefois, dans son deuxième avis, le CSIS peut formuler l’opinion selon laquelle les règles de procédure propres aux institutions n’ont pas été appliquées correctement.

§ 5. Le CSIS ne se prononce pas au sujet des mesures disciplinaires individuelles qui pourraient être prises par les institutions en cause.

§6. Dans les 60 jours calendrier après réception d’une demande de deuxième avis, le comité d’avis du CSIS se réunit. Il peut revoir la décision portant sur la recevabilité de demande de deuxième avis et rendre un avis se limitant au constat que le premier avis est manifestement fondé.

§ 7. Dans les 6 mois qui suivent le jour de la première réunion du comité d’avis à propos du dossier, celui-ci doit formuler et communiquer son avis.

§8. La décision du CSIS de traiter ou de ne pas traiter un dossier est communiquée à toutes les parties à la cause (l’institution concernée, le CIS de l’institution, le·la requérant·e).